Het Nieuwe Werken in Veghel: een eerste stap

In september vorig jaar zijn de schatten van Veghel gepresenteerd aan alle medewerkers van de gemeente Veghel. De schatkaart omvat belangrijke initiatieven om de organisatie van Veghel verder vorm te geven.

Het Nieuwe Werken is een van die schatten dat regelmatig onderwerp van gesprek is, ook tijdens het Open Innovatie Festival maar nu dan toch een voorzichtige aftrap krijgt. Die aftrap was afgelopen dinsdag 11 januari in de vorm van een eerste brainstormsessie waar ongeveer 10 medewerkers aan deelnamen.

Een impressie

De brainstormsessie vond plaats in een grote ruimte (overloop voor interne verhuizingen) waar drie bureaus stonden, 3 stoelen en een ladekastje. Men ging direct op zoek naar een zitplaats; lekker veilig achter een bureau. De een hing over een bureau, het ladekastje werd gebruikt om op te zitten en de rest hing op de vensterbanken. Juist een open ruimte zou een actieve houding moeten stimuleren maar voor velen is die maxi-cosi-stand toch wel heel erg comfortabel ;-).

Een verzameling van uitspraken:

ik wil graag de zekerheid dat wanneer ik op mijn werk kom een werkplek heb, ik wil een vaste werkplek, toegang nodig tot mijn mappenstructuur op het netwerk, degenen die met bouwtekeningen werken kunnen hier niet aan meedoen, smartphone is nodig wil ik overal en altijd gebruik maken van social media, behoefte aan een stiltewerkplek, ik zit vast tussen deze muren van het stadhuis en wil geprikkeld worden om op creatieve ideeën te komen, ik kan niet zonder mijn vertrouwelijke documenten die in de kast staan, ik doe mee als ik maar een werkplek heb en een haakje voor mijn jas, geef mij maar mijn eigen bureau met fotootjes van mijn kinderen

Op zich genoeg aanleiding om daadwerkelijk te starten met het cocreëren van je eigen werkplek, alhoewel er ook collega’s zijn die moeite hebben om hun werkplek op te geven. Na deze sessie is gebleken dat er vooral behoefte is aan drie soorten ruimten. Concentratiewerkplekken, een ruimte om te sparren en/of samen te werken en een ruimte waar de creativiteit wordt gestimuleerd. Voorwaarde om te kunnen starten is dat iedereen binnen een kamer  mee wil en gaat doen.

Na de eerste sessie spreken we af te inventariseren welke ruimten gaan meedoen. Maar ook die medewerkers die gaan meedoen kunnen al een eerste stap doen en dat is starten met het opruimen van hun werkplek.

Ik sta te popelen om die eerste stappen te nemen, direct na de sessie ben ik begonnen met het opruimen van mijn bureau. Overgebleven posters van het Open Innovatie Festival, in de prullenbak. Fotootjes van de kids, hup in de tas terug naar huis. Printjes aan de muur, weg ermee. Zelfs rondslingerende spullen van collega’s als mislukte visitekaartjes, plastic, verhuisdozen, alles opgeruimd. Zooo dacht ik, nu nog mijn ladekast die onder het bureau staat uitmesten. Die heb ik niet meer nodig… ik heb genoeg aan een pen en de rest doe ik digitaal. Oh ja en die twee schappen die ik gebruik als archief, dat moet één schap worden of nog minder.

Durf jij als medewerker van Veghel ook die eerste stap te zetten naar een tijd- en plaatsonafhankelijk werken? Doe dan gewoon mee en neem deel aan de eerstvolgende sessie over het Het Nieuwe Werken.

De toekomst van ons intranet

Het is alweer enkele jaren terug dat we het intranet (Huisnet) vernieuwde. Gebruikers klaagden over de vormgeving en de structuur was niet helder waardoor men niets kon vinden. Er werd vervolgens gekozen voor een intranet dat een kopie was van een andere gemeente met het nieuws als belangrijkste onderdeel van de homepage.  Gevolg: de huidige structuur is wederom niet logisch, het geeft niet het gevoel van ons te zijn en niemand kan iets vinden. Jammer… maar nieuwe ronde nieuwe kansen. Het is tijd om ons intranet te vernieuwen!

Nog geen jaar geleden volgde ik de hbo-studie ‘Digitale Communicatie’ met als onderdeel ‘Digitaliseren bedrijfsprocessen’. Het ging hier niet zozeer om de externe maar om de interne processen, het intranet dus. Met de komst van de laatste 2.0-technologie een incompleet verhaal, tenminste dat is mijn mening.

“Content is KING!” riep mijn leraar, ja natuurlijk, een intranet moet zeker kwalitatief goede content bevatten maar ook de “Conversation is KING, content is just a thing to talk about!!”.

Must your intranet be social?

Een mooi thema waar veel intranet-goeroes het over hebben. En ja ik denk inderdaad dat social media in ons intranet kan worden ingezet. Denk aan het gebruik van bijv. Yammer (intern twitteren) en de behoefte aan co-creatie (wiki). Een intranet als een soort persoonlijk dashboard met een paar vaste onderdelen als het interne nieuws, vergaderschema voor de raad bijvoorbeeld. Het intranet moet prettiger en toegankelijk in gebruik worden, wat de interne communicatie zeker ten goede komt.

In het overzicht hieronder staan de belangrijkste intranettrends van dit moment die we bij de ontwikkeling van een nieuw intranet kunnen meenemen.

1. statistieken: die zijn nodig om inzicht te geven in veranderingen
2. mobiliteit: we zijn tegenwoordig veel meer onderweg en beschikken steeds meer over mobiele apparaten. De gebruiksvriendelijkheid van en de vaardigheid met mobiel internet zal groter worden en daarmee de verwachtingen voor intranet
3. social media: het gebruik van yammer bijvoorbeeld is niet meer weg te denken en helpt de medewerker op een efficiënte manier samen te werken of kennis te delen
4. taakgerichtheid: wat willen werknemers nu echt en welke taken willen ze echt vervullen?
5. usability: hoe maak je je intranet gebruiksvriendelijk?

Tot zover een paar hersenspinsels van mij. Het allerbelangrijkste is dat een intranet het centrum moet worden van de interne communicatie. En dat lijkt mij een hele uitdaging…..

How to get started with 2.0

Rotterdam, 14 oktober 2010, De Doelen, het congres Burger Bewust…. zomaar een congres zou je zeggen. Maar voor mij niet, dit keer stond ik zelf voor het publiek. De workshop ‘Ambtenaar 2.0’ die ik samen met Marie Louise Borsje (Ministerie van EL&I), Monique Roosen (Provincie Noord-Brabant) en Aletha Steijns (Scholengroep Den Haag Zuid-West) zou gaan verzorgen ging over het werken met web 2.0.

‘Voor veel organisaties is dit vooral het terrein van een enkele enthousiasteling, maar hoe begin je in je organisatie nu met Ambtenaar 2.0? Wat zijn de gevolgen van deze manier van werken voor de relatie tussen burger en overheid?’

Ongeveer een driekwart jaar geleden was ik inderdaad die enkele enthousiasteling binnen de gemeente Veghel die na het lezen van het boekje ‘Ambtenaar 2.0‘  begon te verdiepen in sociale netwerken. In eerste instantie legde ik de focus op de tools maar door het intensiever gebruiken van Twitter werd me duidelijk dat het hier meer ging om een andere manier van werken en communiceren met de burger maar ook met collega-ambtenaren. Er ging een wereld voor me open en mijn enthousiasme werd alsmaar groter.

De start van een nieuwe organisatie was dan ook een uitgelezen kans om mijn collega’s kennis te laten maken met Ambtenaar 2.0! Deze dag werd gevuld met workshops georganiseerd door de medewerkers zelf. Iedere collega had als verplicht onderdeel de lezing Ambtenaar 2.0 waarin Davied van Berlo een mooi verhaal hield over sociale netwerken, efficiënter werken, etc. Maar ook Jan Willem Alphenaar van Stichting ONE uit Eindhoven liet geïnteresseerde collega’s kennismaken met social media.

Naast deze geweldige dag waren we ook al begonnen met intern twitteren; Yammer!  Het communiceren met Yammer biedt vele voordelen. Ik zag dat er meer begrip voor elkaars werk aan het ontstaan was, een betere communicatie tussen afdelingen,  maar ook meer saamhorigheid in projecten ontstond.

Maar het allermooiste traject waar ik nu in zit is in Kookpunt Veghel . Hoe wordt ongeveer 10 procent van onze organisatie een ambtenaar 2.0? Het traject op zich is al interessant om te vertellen maar ik wil het hebben over wat de gevolgen van dit traject zijn. De deelnemers van Kookpunt Veghel komen uit alle hoeken van de organisatie, totaal verschillende persoonlijkheden maar allemaal hebben ze iets gemeenschappelijks. De eerste opdracht is te starten met bloggen en binnen de plaza op Mindz kunnen we op elkaars blog reageren. De energie spat ervan af en iedereen moedigt elkaar aan. Ik ben inmiddels niet meer die enkele enthousiasteling, er zijn nu meerdere Tamara’s die door de organisatie stuiteren van enthousiasme.

Mooi verhaal over de gemeente Veghel vind je niet? Maar het allermooiste is toch het effect van het actief zijn binnen sociale netwerken. Door actief te gaan twitteren, bloggen en lid te worden van groepen als Veghel Network op LinkedIn is het maken van contact met die burger eenvoudiger als nooit tevoren. En het blijft echt niet bij alleen het hebben van contact, de dialoog aangaan en samenwerken aan bijvoorbeeld het Open Innovatie Festival zijn de normaalste zaak van de wereld geworden.

Maar hoe begin je nu met web 2.0? Is daar beleid voor nodig, richtlijnen misschien…..?  Ehm, nee, niet echt, althans, nu nog niet. Wil je innoveren dan heb je ruimte nodig om te kunnen experimenteren. En die ruimte die is er. Fouten maken mag. We just started with 2.0!!

Veghel en het Open Innovatie Festival

In mei dit jaar werd mij gevraagd mee te doen aan het Open Innovatie Festival World Wide. Open Innovatie Festival? Wat is dat voor festival? En wij als gemeente Veghel, zijn we daar niet te klein voor? Dat waren de eerste vragen die in me opkwamen. Na een korte uitleg was ik compleet enthousiast: ‘Gaaf, daar gaan wij als Veghel gewoon aan meedoen!!’

Het OIF2010: ‘Samen kunnen we innovatie in het publieke domein realiseren door overheidsorganisaties, bedrijfsleven, kennisinstellingen en burgers de handen ineen te laten slaan. We willen met het festival de kracht van de kennis- en netwerksamenleving laten zien, iedereen brengt kennis, ervaring en middelen in om het festival te organiseren. Dit gebeurt op basis van sociaal kapitaal in plaats van met financiële middelen.

In juli kwamen de eerste enthousiastelingen onder leiding van Kim Spinder van o.a. de gemeenten Breda, Eindhoven, Den Bosch, Amersfoort en OVER-gemeenten bijeen. Wauw, wat was dit een geweldige ervaring. Wat straalden deze innovatie-ambtenaren een energie uit. Ideeën te over en ik kon bijna niet wachten om verdere stappen te zetten.

Enkele bijeenkomsten verder is er het resultaat van samenwerking over de grenzen van organisaties heen. Ik kan me er nog steeds over verbazen wat de kracht van sociale netwerken teweeg kan brengen. Een oproep via Twitter of LinkedIn zorgt ervoor dat sprekers zichzelf spontaan aanbieden en samen met enthousiaste collega’s, hebben we een prachtig programma samengesteld waar wij als Veghel trots op zijn. Onderwerpen als Jongeren Op Gezond Gewicht, Society 3.0, Seats2Share, Het Nieuwe Werken, Communities, Buiten Beter en het Verbinden van jonge ambtenaren met jonge ondernemers staan op het programma.

Enthousiast geworden? Meld je dan aan voor deze leuke workshops en doe volgend jaar ook mee aan het OIF2011.

Het Open Innovatie Festival vindt voor de 3e keer plaats van 29 november t/m 3 december 2010. Op diverse plekken in Nederland (en daarbuiten) gaat een innovatie golf door de overheid.

Chaos in mijn hoofd!

Hellup, mijn tweede blog wordt dan toch werkelijkheid. Zag net op twitter al diverse blogs voorbij komen van mijn collega’s en kreeg meteen de schrijfkriebels om mijn verhaal dat ik gisteravond had geschreven af te maken. Een en al chaos; zal ik schrijven over waar ik mee bezig ben? Of misschien over die ene workshop die ik op 14 oktober jl. heb gegeven? En wie gaat dat eigenlijk interessant vinden? Moet ik mijn blogs niet kort houden en ga ik diep op de inhoud in of blijf ik lekker oppervlakkig? 

Neeeee zegt Toin, gewoon opnieuw beginnen. Schrijf iets over dat dicht bij je staat en hoe je e.e.a. beleeft, dat is interessant voor anderen, krijg ik als tip mee. En zie hier, ik heb verdorie al mijn eerste alinea op ‘papier’. En dat te bedenken dat ik daar gisteravond een uur over deed.

Ik kan nu al heel uitgebreid schrijven over waar ik me mee bezig houdt, maar dat ga ik nu nog niet doen. Dit is mijn introductieblog en is al een hele stap op zich.

Ik ben blij een van die ambassadeurs te zijn die kan laten zien dat innoveren niet moeilijk is. Ik heb wel eens geschreven over mijn motto, gewoon DOEN! En ja, we krijgen in Veghel ook de kans om die stappen te nemen zonder eerst van die moeilijke plannen te schrijven die toch in de la belanden. Natuurlijk hebben we het geluk een gemeentesecretaris (oubollige functienaam) te hebben die een heldere visie erop nahoudt die bol staat van Het Nieuwe Werken. Deze visie omarm ik maar al te graag en geeft mij een richting die ik dolgraag op wil.

Maar naast het hebben van een 2.0-leider zijn enthousiasme, plezier, doorzettingsvermogen en daadkracht belangrijke factoren die vele dingen mogelijk maken.

Oh ja en die beren die ik op mijn weg ben tegen gekomen en nog ga tegenkomen als ‘je gaat te hard’, ‘moet je niet eerst wachten tot er plannen liggen’ , ‘niet iedereen twittert’ of ‘de wereld bestaat niet alleen uit internet’ die ga ik weerstaan want ik heb veel gehad aan de ‘koe van de weerstand’ waar Toin mij over vertelde en het Johari-venster die mijn manager Alistair me heeft uitgelegd.

En voor nu…. publiceren maar!!